在現代企業中,打印和復印文件已經是在普通不過的商務行為了, 我們每天都會接觸到復印機,打印機,每天都會消耗掉大量的紙張和墨盒。因為每次購買耗材或維修和零件的金額都不大，起初并沒有太多的老板注意這方面的支出。但隨著時間的逐步推移，特別是金融危機對企業利潤的沖擊，導致老板們在想盡辦法節約開支，這時候，打印機，復印機的后期使用費用才進入我們的視野，哦， 原來購買費用只是冰山的一角，使用和維護費用才是消耗我們財富的大頭，它幾乎消耗掉了我們營業額的3%啊。

通過以上的分析我們可以發現，機器的購買成本只占我們總體使用成本的20%，大的支出是在后期的使用中。 發現了問題，如何控制？ 兩方面入手：1，控制使用量；2，控制使用單張成本； 控制使用量 那種靠復印登記制度，專人看護制度來節約費用的方法，不僅不經濟，而且還浪費人力。此方面，臺企的經驗值得學習。我們所有的數碼復印機，目前都配備了部門管理功能，對于中小型企業，此功能就足以滿足我們的文件管理需求。（大型企業另介紹）具體流程圖如下

采用以上方法有兩點好處: 1,每個使用者使用的量我們都可以精確考量; 2,每個使用者使用的紙張我們可以精確控制,有利于節約紙張; 3,打印,復印的內容,如有必要,可以記錄; 控制單張使用成本 機器的成本,包含連個方面,一是購置的成本,這個是固定的, 二是使用成本,這個是變動的,會隨我們使用的量,以及監控的松緊密切相關。